Чек-лист адаптации сотрудника

Что это за сервис

Общий чек-лист для HR, ИТ, хозяйственной службы и нанимающего руководителя: всё, что нужно сделать до и после выхода нового сотрудника, с ответственными и сроками в одном месте.

Без него у новичка 15–25 задач адаптации, разбросанных по письмам, документам и мессенджеру, и никто не видит общего прогресса. ИТ, хозяйственная служба и руководитель отвечают каждый за своё, а целиком картину видят, только когда что-то сорвалось. Много задач опаздывает, потому что напоминания зависят от памяти конкретного человека. HR тратит время на поиск незаполненных документов вместо работы с людьми. Если сотрудник выходит в другом офисе или часовом поясе, чек-лист, придуманный для головного офиса, ломается.

Что он делает

Создаёт чек-лист по шаблону. При появлении нового сотрудника задачи генерируются по шаблону его роли, подразделения и офиса.
Считает сроки от даты выхода. Например, «подготовить ноутбук за два дня до выхода» или «провести вводную встречу на третий день»; при переносе выхода незакрытые сроки сдвигаются.
Показывает каждому его задачи. ИТ видит задачи по оборудованию и доступам по всем новичкам, руководитель — свою команду, HR — всё.
Напоминает и эскалирует. В день срока исполнитель получает напоминание, а через 48 часов просрочки задача видна его руководителю.
Хранит документы рядом с задачей. Подтверждение, подписанный файл или ссылка прикладываются к задаче, а не ищутся по почте.

Нюансы и особенности

Один шаблон на всех не работает. Удалённому сотруднику не нужен пропуск в офис, разработчику — обучение CRM. Шаблоны разделяются по ролям и локациям.
Смена руководителя не должна терять задачи. При изменении руководителя в карточке сотрудника его открытые задачи переходят к новому.
Это не замена кадровой системы. Данные сотрудника остаются в 1С:ЗУП или другой HR-системе; чек-лист получает оттуда факт найма и дату выхода. Оформление трудового договора и приказа тоже остаётся там.
Персональные данные — по минимуму. Для задач адаптации нужны ФИО, роль, офис и дата выхода. Копии паспорта и других документов в задачах не храните, если для них есть кадровая система; состав данных согласуйте с ответственным за 152-ФЗ.
Шаблоны нужно пересматривать. Раз в квартал смотрят, какие задачи систематически опаздывают, и что говорят новички, и обновляют шаблон.
Когда хватит готового продукта. Модули адаптации в HR-платформах или корпоративном портале закрывают типовой процесс. Своё приложение оправдано, когда много служб, свои правила по офисам и нужна связь с другими внутренними сервисами.
Для учебных заведений. В школах и вузах адаптация начинается с проверки документов: допуска к педагогической деятельности, справки об отсутствии судимости, повышения квалификации. Эта задача ставится первой в шаблоне с самым ранним сроком, а у документов хранится срок действия с предупреждением HR. Шаблоны разделяют для педагогов, административного и обслуживающего персонала, а под волну найма перед учебным годом чек-листы заводят заранее и разносят сроки, чтобы всё не сошлось на последней неделе. Просрочки через 48 часов уходят руководителю подразделения.

Как сгенерировать через ИИ-агентов

Промпты рассчитаны на AI-агента (Claude Code, Cursor и аналоги) в Laravel-проекте с установленным Filament 4.x. Отправляйте их по одному и проверяйте результат каждого шага.

1. Данные и модели

Создай модели и миграции для адаптации: OnboardingTemplate (роль,
подразделение, локация), TemplateTask (шаблон, название, ответственная
роль, смещение срока в днях от даты выхода, нужен ли файл), Onboarding
(сотрудник, дата выхода, руководитель, статус), OnboardingTask
(адаптация, название, исполнитель, срок, статус, вложение, комментарий).
Добавь фабрики с демо-данными для нескольких офисов.

2. Шаблоны и запуск адаптации

Сгенерируй Filament-ресурс для шаблонов с повторителем задач. При
создании Onboarding выбирай подходящий шаблон по роли, подразделению и
локации и генерируй задачи со сроками от даты выхода. При изменении даты
выхода пересчитывай сроки только незакрытых задач.

Проверьте, что закрытые задачи не меняют срок при переносе даты выхода.

3. Задачи исполнителей

Сделай страницу «Мои задачи адаптации» с фильтрами по сроку, статусу и
новичку и действием «Выполнено». Для задач, где нужен файл, не давай
закрыть задачу без вложения. В карточке адаптации покажи задачи по
службам и общий процент выполнения.

4. Интеграция, напоминания и эскалации

Сделай фоновую задачу, которая получает новых сотрудников и даты выхода
из кадровой системы и создаёт адаптации без дублей. Ежедневно отправляй
напоминания по задачам со сроком сегодня, а через 48 часов просрочки
уведомляй руководителя исполнителя. При смене руководителя сотрудника
переназначай его открытые задачи.

5. Роли и дашборд

Настрой доступ: исполнитель видит свои задачи по всем новичкам,
руководитель — адаптацию своей команды, HR — всё. Примени правила к
таблицам, виджетам и выгрузке. Добавь виджеты «выходят на этой неделе»,
«просроченные задачи по службам» и «доля задач в срок по шаблонам».