Трекер заказов на закупку

Что это за сервис

Рабочее место закупщиков, бухгалтерии и руководителей подразделений, где ведётся каждый заказ поставщику после его одобрения. Трекер показывает, что заказано, что уже поставлено, какой пришёл счёт и что оплачено, и сверяет эти суммы между собой.

Без такого сервиса заказ существует в трёх версиях — в ERP, в почте и в таблице, — и неясно, какая актуальна. На каждой проверке финансовая служба тратит по двадцать минут, чтобы убедиться, что сумма счёта совпадает с одобренной. Перерасход по бюджету обнаруживается после закрытия месяца, а сверка заказов, счетов и платежей каждую неделю повторяется вручную, потому что статусы в разных системах не связаны.

Трекер начинается там, где заканчивается согласование: заявка уже одобрена, и по ней оформлен заказ. Его задача — довести заказ до поставки и оплаты без потерь и переплат.

Что он делает

Хранит одну версию заказа. Сумма, позиции, поставщик, статус и ссылка на одобренную заявку живут в одной записи с историей изменений.
Ведёт заказ по этапам исполнения. Заказ проходит путь «Отправлен поставщику → Частично поставлен → Поставлен → Счёт получен → Оплачен», каждый переход фиксируется с автором и датой.
Сверяет заказ, приёмку и счёт. Количество и цена в счёте поставщика сравниваются с заказом и фактической приёмкой; расхождения выше допуска отправляются на разбор.
Показывает влияние на бюджет. Открытые заказы учитываются как обязательства центра затрат, поэтому остаток бюджета виден до оплаты, а не после.
Готовит выгрузку для закрытия месяца. Отфильтрованный список заказов по периоду, подразделению, статусу или поставщику выгружается для отчётности.

Нюансы и особенности

Изменение заказа после одобрения — отдельное событие. Увеличение суммы или новые позиции отправляют заказ на повторное согласование, а исходная версия сохраняется. Иначе одобренная сумма перестаёт что-либо значить.
Состояния — явные переходы. Заказ, счёт и платёж связаны через статусы с датами, а не через свободные отметки. Тогда сверка идёт непрерывно, а не пакетом раз в неделю.
Допуск на расхождение — настройка. Небольшая разница из-за округления или доставки допустима, крупная блокирует оплату. Пороги хранятся в таблице правил, а не в коде.
Категории затрат — закрытый справочник. Статья выбирается из списка при создании заказа и проверяется при загрузке из ERP.
Просроченные поставки видны сразу. Если поставщик не уложился в дату, заказ попадает в список ответственного закупщика, а не всплывает при инвентаризации.
ERP остаётся главной системой. Трекер подключается к ERP через API или подключение на чтение и не заставляет переносить историю. Если модуль закупок ERP уже делает трёхстороннюю сверку и команда им пользуется, достаточно отчёта поверх него.
Доступ ограничивают на сервере. Руководитель подразделения видит заказы своего центра затрат, закупщик — свои, финансовая служба — все. Правило действует и в выгрузках.

Как сгенерировать через ИИ-агентов

Промпты рассчитаны на AI-агента (Claude Code, Cursor и аналоги) в Laravel-проекте с установленным Filament 4.x. Отправляйте их по одному: каждый шаг даёт результат, который можно проверить до перехода к следующему.

1. Данные и модели

Создай модели и миграции для трекера заказов: Vendor, CostCenter,
PurchaseOrder (номер, поставщик, центр затрат, статья, ссылка на
одобренную заявку, сумма, валюта, ожидаемая дата поставки, статус,
версия), PurchaseOrderLine (позиция, количество, цена), GoodsReceipt
(заказ, позиция, принятое количество, дата), VendorInvoice (заказ,
номер, сумма, дата), Payment (счёт, сумма, дата). Добавь фабрики.

2. Карточка заказа и этапы

Сгенерируй Filament-ресурс для PurchaseOrder. В таблице покажи номер,
поставщика, сумму, статус, ожидаемую дату и признак просрочки поставки
с фильтрами по статусу, поставщику и центру затрат. В карточке выведи
позиции, приёмки, счета и платежи через relation managers и ленту
смены статусов с автором и датой.

3. Изменения после одобрения

Добавь действие «Изменить заказ»: если новая сумма больше одобренной
или появились новые позиции, создай новую версию заказа и отправь её
на повторное согласование, а старую версию сохрани только для чтения.
Пока новая версия не одобрена, приёмку и оплату по ней запрети.

Проверьте, что оплатить заказ с неодобренной новой версией нельзя ни из интерфейса, ни прямым запросом.

4. Сверка заказа, приёмки и счёта

Сделай сервис сверки: при получении счёта сравнивай количество и цену
с заказом и принятыми позициями. Расхождение в пределах допуска из
таблицы правил проходит автоматически, выше допуска — ставит счёт в
статус «Расхождение» с ответственным закупщиком и уведомлением в панели.
Добавь фоновую синхронизацию счетов и платежей из ERP по расписанию.

5. Бюджет, доступ и выгрузка

Учитывай открытые заказы как обязательства центра затрат и выведи
виджет остатка бюджета по подразделениям. Настрой доступ: руководитель
видит заказы своего центра затрат, закупщик — свои, финансы — все.
Добавь экспорт отфильтрованного списка в CSV.