Трекер зачисления

Что это за сервис

Операционный трекер для сотрудников приёмной комиссии и учебного отдела, которые доводят принятого абитуриента до зачисления. Он начинается там, где заканчивается отбор: решение о приёме принято, дальше нужно собрать документы, оформить договор или согласие, дождаться оплаты для платных мест и издать приказ, не превысив количество мест в программе.

Без него данные о зачисляемых разбросаны по почте, ответам форм и общей таблице, которую одновременно правят несколько человек. Программа заполняется без предупреждения, потому что счётчик обновляется только после обработки бумаг. Напоминания о недостающих документах никто не отправляет, так как у этой работы нет владельца. Реальная доля дошедших до зачисления становится известна через недели после окончания срока.

Первый релиз строят вокруг шагов зачисления, комплекта документов и счётчика мест. Автоматические письма о недостающих документах и импорт из портала подачи подключают, когда процесс в трекере устоялся и сотрудники перестали вести параллельную таблицу.

Что он делает

Ведёт каждого зачисляемого по шагам. От решения о приёме до приказа о зачислении видно, на каком шаге человек и что его задерживает.
Контролирует комплект документов. Для программы задан список обязательных документов, а при нехватке создаётся задача с исполнителем и сроком.
Держит места под контролем. Заполняемость программы видна в реальном времени, а на порогах, например 80 и 95 процентов, приходят предупреждения.
Настраивается под программу. У разных программ может быть своя последовательность шагов и свои обязательные документы.
Учитывает несколько заявлений. Один человек может проходить зачисление на разные программы, и все его заявления видны в одной карточке.
Даёт живые цифры для отчёта. Сводка по зачисленным берётся из текущих данных, а не из ежемесячных выгрузок.

Нюансы и особенности

Граница сценария — от решения до приказа. Привлечение, оценку и сравнение кампаний ведёт воронка приёмной кампании, а итоговую численность и удержание — аналитика контингента. Трекер не дублирует ни то, ни другое.
Шаги — фиксированный справочник. «Документы приняты» должно означать одно и то же у всех сотрудников. Текстовые статусы ломают и контроль, и отчёт.
Место считается один раз. Нужно решить, в какой момент место считается занятым: при согласии, при оплате или при приказе. От этого зависят предупреждения о заполняемости и защита от превышения.
Проверка превышения на сервере. Два сотрудника не должны одновременно зачислить последнего человека на одно место. Проверку делают в транзакции при смене шага, а не только в интерфейсе.
Наличие, формат и содержание — разные проверки. Документ приложен, читается и соответствует требованиям — это три разных статуса, их часто ставят разные люди.
Импорт вместо ручного набора. Принятых абитуриентов забирают из портала подачи документов, CRM или CSV с сопоставлением полей. Если официальная система приёма уже ведёт весь процесс, трекер может ограничиться задачами и контролем мест.
Персональные данные. Сотрудник видит закреплённых за ним зачисляемых, заведующий кафедрой — программу и заполняемость, а не сканы паспортов. Файлы документов хранят в закрытом хранилище.

Как сгенерировать через ИИ-агентов

Промпты рассчитаны на AI-агента (Claude Code, Cursor и аналоги) в Laravel-проекте с установленным Filament 4.x. Отправляйте их по одному и проверяйте результат каждого шага.

1. Данные и модели

Создай модели и миграции для трекера зачисления: Person (ФИО, контакты),
Program (количество мест, пороги предупреждений, момент занятия места:
согласие, оплата или приказ), EnrollmentCase (человек, программа, шаг
из справочника, ответственный сотрудник, дата решения о приёме),
RequiredDocument (программа, тип документа), CaseDocument (заявление, тип,
файл, статусы наличия, формата и содержания), FollowUpTask (заявление,
исполнитель, срок, причина). Добавь фабрики с демо-данными.

2. Карточка зачисляемого

Сгенерируй Filament-ресурс EnrollmentCase. В карточке покажи все заявления
человека, документы с тремя статусами проверки и задачи через relation
managers. Смена шага — только через действие, которое проверяет комплект
обязательных документов программы.

3. Контроль мест

Реализуй проверку свободных мест при переводе заявления на шаг, где место
считается занятым. Проверка выполняется в транзакции с блокировкой строки
программы. Добавь виджет заполняемости по программам с отметкой порогов
и уведомление координатору при их пересечении.

Запустите два параллельных зачисления на последнее место и убедитесь, что проходит только одно.

4. Задачи по недостающим документам

Сделай задачу по расписанию, которая находит заявления с неполным
комплектом документов, создаёт FollowUpTask ответственному и отправляет
письмо человеку со списком недостающего. Повторный запуск не создаёт
дублей. Добавь импорт принятых абитуриентов из CSV с сопоставлением полей.

5. Доступ и отчёт

Настрой доступ: сотрудник видит закреплённые за ним заявления, заведующий
кафедрой — сводку по своим программам без файлов документов, координатор —
всё. Добавь экспорт списка зачисленных по программам с теми же
ограничениями.