Ознакомление с внутренними документами

Что это за сервис

Внутренний трекер для HR и службы комплаенса: он показывает, кто из сотрудников ознакомился с какой версией внутреннего документа, кто нет и кому пора напомнить. Руководитель видит состояние своей команды, сотрудник — свои незакрытые документы.

Без трекера обновления политик рассылаются письмом, а отметки собираются в таблицу, которая устаревает через день. Перед проверкой подтверждения ищут по почте и общим папкам несколько дней. Руководитель узнаёт, что кто-то не ознакомился с документом, только от комплаенса. Новички выпадают, потому что документы адаптации живут отдельно, а версии ведутся вручную, и непонятно, с какой редакцией знакомился человек.

Что он делает

Показывает статус по каждому документу и сотруднику. Одна таблица отвечает на вопрос «кто ещё не ознакомился с действующей редакцией» с фильтрами по подразделению и сроку.
Ведёт версии документов. Каждое ознакомление привязано к конкретной редакции, поэтому видно, относится ли подпись к действующей версии.
Назначает документы автоматически. Публикация документа создаёт отдельную запись на каждого сотрудника аудитории, а новичку в первый рабочий день назначаются все действующие документы с отдельным сроком.
Напоминает и эскалирует. В день срока напоминание получает сотрудник и руководитель, а через несколько дней без реакции вопрос переходит к HR.
Готовит отчёт для проверки. Выгрузка по документу, подразделению, периоду или статусу содержит сотрудника, версию, время ознакомления и статус.

Нюансы и особенности

Трекер не заменяет юридически значимое ознакомление. Для некоторых локальных актов работодатель обязан получить подпись в установленном порядке. Если в компании используется кадровый электронный документооборот (КЭДО), трекер берёт статусы оттуда, а не собирает подписи сам. Порядок уточняйте у юриста.
Новая редакция — новые записи. При существенных изменениях создаются новые записи ознакомления, а старые остаются в истории. Для мелких правок можно ограничиться уведомлением; решение фиксируется при публикации версии.
Одна групповая отметка ничего не доказывает. Запись «отдел ознакомлен» бесполезна на проверке: запись нужна на каждого человека и каждую версию.
Отсутствующие сотрудники — отдельный статус. Тем, кто в отпуске или на больничном, срок переносится на дату выхода, а статус «Отложено» не считается просрочкой.
Доступ ограничивают на сервере. Руководитель видит только подчинённых, сотрудник — свои документы, HR и комплаенс — всех. Правило действует в таблицах, виджетах и выгрузке.
Минимум данных. Для доказательства достаточно сотрудника, версии и времени. Не собирайте лишних сведений об устройстве и местоположении без утверждённой цели и согласования с ответственным за 152-ФЗ.
Для учебных заведений. В школах и колледжах ознакомление часто требуется от родителей: правила, согласия на выезды и съёмку. Тогда вместо сотрудника — семья, где все дети сгруппированы, чтобы родитель видел все документы сразу. Помимо «Ознакомлен» нужен статус «Отказался», чтобы отличать осознанный отказ от молчания, а разрезы — по классам. Напоминания повторяются по расписанию до ответа, а бумажные бланки заменяются электронным подтверждением с временем.

Как сгенерировать через ИИ-агентов

Промпты рассчитаны на AI-агента (Claude Code, Cursor и аналоги) в Laravel-проекте с установленным Filament 4.x. Отправляйте их по одному и проверяйте результат каждого шага.

1. Данные и модели

Создай модели и миграции для трекера ознакомлений: Policy (название,
владелец, аудитория — подразделения или все), PolicyVersion (документ,
номер редакции, файл, дата вступления, признак «требует повторного
ознакомления»), Acknowledgment (версия, сотрудник, срок, статус: ожидает,
ознакомлен, отложено, просрочено, время ознакомления). Одна запись на
сотрудника и версию, повторная запись запрещена.

2. Публикация версий

Сгенерируй Filament-ресурс для Policy с relation manager версий.
Действие «Опубликовать версию» создаёт Acknowledgment для каждого
сотрудника аудитории со сроком из конфига. Если версия не требует
повторного ознакомления, записи не создаются, а сотрудники получают
уведомление. Старые записи не изменяются.

Проверьте, что публикация новой версии не перезаписывает ознакомления с предыдущей.

3. Статусы, фильтры и личный кабинет

Добавь таблицу ознакомлений с фильтрами по документу, версии,
подразделению, статусу и сроку. Сделай страницу «Мои документы» для
сотрудника: список ожидающих версий, просмотр файла и кнопка
«Ознакомлен», которая фиксирует время. Для отсутствующих сотрудников
добавь действие «Отложить до даты выхода».

4. Новички, напоминания и эскалации

При появлении нового сотрудника назначай ему все действующие версии со
сроком 7 дней от даты выхода. Сделай ежедневную задачу: в день срока
уведомляй сотрудника и руководителя, через 3 дня просрочки — HR.
Отложенные записи не считай просроченными до новой даты.

5. Роли и отчёт для проверки

Настрой доступ: сотрудник видит только свои записи, руководитель — своих
подчинённых, HR и комплаенс — всех. Добавь виджеты доли ознакомившихся по
документам и подразделениям и экспорт с колонками: сотрудник, документ,
версия, статус, время ознакомления. Экспорт учитывает текущие фильтры и
права пользователя.